Documentos Contábeis e Documentos Legais

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos:

Documentos Contábeis

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
- outros documentos contabilizados

Documentos Legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 - FEDERAL

101 -	Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 -	Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
103 -	Ficha de Alteração do CNPJ
104 -	Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 -	Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 -	Comunicações de Aumento de Capital
107 -	Demonstrativos dos Duodécimos
108 -	CAIF
109 -	Comunicações de IPI e IRPJ
110 -	DIRF
111 -	Cartão do CNPJ
112 -	Notificações - Auto de Infrações
113 -	Baixa do CNPJ
114 -	Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 -	Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 -	DNER
117 -	Defesas
118 -	Utilidade Pública
119 -	Parcelamentos
120 -	Termo de Opção - Simples
121 -	Autorização do DAC
122 -	IPEM
123 -	Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 -	CADE - SDE

200 - ESTADUAL

201 -	Declaração Cadastral (DECA)
202 -	Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 -	Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 -	Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 -	Licença da CETESB
206 -	Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 -	Certidão Negativa do ICM
208 -	Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 -	Auto de infração
210 -	Parcelamento do ICM
211 -	Notificações
212 -	FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 -	Declarações
214 -	Alvará de Utilização - Secr. Saúde
215 -	Modelos de Notas Fiscais
216 -	Comprovação ZONA FRANCA
217 -	Conselho Regional de Educação
218 -	Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 -	IBDF - IBAMA
220 -	Defesas
221 -	Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 -	Utilidade Pública
223 -	Declaração de Microempresa
224 -	Laudos Técnicos
225 -	Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 -	Vigilância Sanitária

300 - MUNICIPAL

301 -	Guia de Inscrição ou Atualização
302 -	Ficha de Inscrição no CCM
303 -	Taxas de Licença
304 -	Certidão Negativa do ISS
305 -	Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 -	Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 -	Pedido de Vistoria
308 -	Comunicados
309 -	Imposto Predial
310 -	Auto de Infração e Intimação
311 -	Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 -	Habite-se / Auto Vistoria
313 -	Alvará de Funcionamento
314 -	Defesas
315 -	Utilidade Pública
316 -	Declaração de Microempresa
317 -	Parcelamentos
318 -	Cancelamentos
319 -	CONTRU/FICAM
320 -	Regime Especial

400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 -	Cadastro de Empresas
402 -	Relação de Empregados Menores
403 -	RAIS / DCPIS
404 -	CIPA
405 -	Certificados de Aprendizagem SENAI
406 -	Reclamações Trabalhistas - Defesas
407 -	Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 -	Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI
409 -	Defesas
410 -	Acordo de Compensação
411 -	Laudos Técnicos

500 - CONTRATO

501 -	Contrato Social - Ata de Constituição
502 -	Alterações de Contrato
503 -	Contrato de Locação
504 -	Contrato de Uso de Veículos
505 -	Cadastro da JUCESP
506 -	Contrato de Assessoria
507 -	Contrato de Prestação de Serviços
508 -	Reuniões
509 -	Publicações em Jornais
510 -	Atas
511 -	Contratos Diversos
512 -	Comprovante de Caução de Locação
513 -	Certidão Breve Relato - JUCESP
514 -	Xerox das Exigências - JUCESP
515 -	Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 -	Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 -	Notificações
518 -	Defesas
519 -	Recadastramento - São Paulo Firma
520 -	Buscas Jucesp/Cartórios

600 - INSS

601 -	Pedido de Matrícula (Inicial)
602 -	Certificado de Matrícula
603 -	Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 -	Certificado de Regularidade de Situação
605 -	Certificado de Quitação
606 -	Certificado de Taxa de Seguro
607 -	Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 -	C..B.
609 -	Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 -	Declarações de Rendimento do INSS
611 -	Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 -	Carnês dos Sócios
613 -	Recadastramento
614 -	Autos de Infração
615 -	Defesas
616 -	SESI
617 -	Termo Ação Fiscal – TAF
618 -	Parcelamentos

700 - SINDICAL

701 -	Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 -	Conselho Regional de Farmácia
703 -	Dissídios Coletivos
704 -	Acordos
705 -	SENAI - CIESP - FIESP
706 -	FINAME
707 -	Certidões e Registros
708 -	CRA
709 -	CORCESP
710 -	Conselho Regional de Contabilidade
711 -	CRECI
712 -	CREA
713 -	Correspondência Sindicato Patronal
714 -	CONAR (Legislação e Processos)
715 -	SUSEP
716 -	Certidão Negativa de Débito Salarial
717 -	Conselho Regional de Medicina
718 -	EMBRATUR
719 -	Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS

801 -	CACEX
803 -	Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 -	Procurações / Declarações
805 -	Balanços e Balancetes
806 -	Documentos dos Sócios ( xerox )
807 -	Marcas e Patentes
808 -	Correspondências
809 -	Consultas
810 -	Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
811 -	Escrituras
812 -	Apuração do Ativo Imobilizado
813 -	Ajustes de Balanço
814 -	Laudo de Avaliação
815 -	Relatórios
816 -	Inventário
817	Depósito Inicial
818	Cadastro de Fornecedores e Associações
819	Convocações
820 -	Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 -	Cadastro de Bancos
822 -	Mapas de Depreciações
823 -	Alvarás
824 -	Seguros
825 -	Carta de Fiança
826 -	Eletrobras
827 -	BNDES
828 -	Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1		PASTA B/2
1-	Guias de Recolhimento do INSS	9 -	Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2-	Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS	10 -	Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 -	Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social	11 -
4 -	Guias de Recolhimento do ISS	12 -
5 -	Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados	13 -	Orientações e Comunicados
6 -	Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS	14 -	Memos – Empresa Contábil
7 -	Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial	15 -
8 -	Folhas e Envelopes de Pagamento	16 -


PASTA C/3		PASTA D/4

17-	Balanços	25 -	Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18-	Balancetes	26 -	Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19-	Cadastros e Declarações	27 -
20-	IBGE	28 -
21-	DCTF	29 -
22-		30 -
23-		31 -
24-		32 -	Documentos dos Autônomos


PASTA E/5
FUNCIONÁRIOS
33-			40 – Empregados Desligados
34-			40.1 -
35-			40.2 -
36-			40.3 -
37-			40.4 -
38-			40.5 -
39-			40.6 -
			40.7 -
			40.8 -
			40.9 -
			40.10 -

Prazos para guarda de documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.

Prazos Federais
- Comercial
- Trabalhista e previdenciário
- Prazos Estaduais
- Prazos Municipais
- Livros Fiscais

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